Leidraad participatie

Voorbeelden leidraad participatie

Onderstaande leidraad participatie is beschikbaar gesteld door de gemeente Dalfsen. De gemeente Zoeterwoude heeft ook haar participatiehandvatten aangeboden ter inspiratie. Ook de gemeente Bodegraven-Reeuwijk heeft een leidraad participatie geschreven. U kunt zelf ook een leidraad participatie maken voor initiatiefnemers. Zo biedt u uw inwoners informatie over hoe zij hun omgeving bij hun plannen kunnen betrekken. Onderstaande tekst kunt u als inspiratie gebruiken voor uw eigen tekst. 

Leidraad participatie - gemeente Dalfsen

Voor wie is deze leidraad?

Deze leidraad is bedoeld voor iedereen met een plan, een idee of een initiatief in de fysieke leefomgeving van de gemeente XXXX, waarbij u participatie moet toepassen. U, als initiatiefnemer van een plan heeft de verantwoordelijkheid om belanghebbenden tijdens het nader uitwerken van uw plan te betrekken. Hoewel de leidraad uitgaat van initiatieven in de fysieke leefomgeving, zijn de stappen uit deze leidraad grotendeels ook toe te passen op initiatieven in het sociale domein.

Waarom deze leidraad participatie voor initiatiefnemers?

De gemeente XXXX vindt het belangrijk dat ideeën en plannen voor de fysieke leefomgeving zorgvuldig worden ontwikkeld. Het betrekken van belanghebbenden, waaronder omwonenden, is daar een belangrijk onderdeel van. Een goed participatieproces, een traject waaraan belanghebbenden deelnemen, ondersteunt bij het komen tot een beter plan. Dat komt mede doordat vragen en eventuele zorgen van omwonenden kunnen worden omgezet in creatieve oplossingen.

Vaak worden initiatieven breder gesteund als belanghebbenden al vroeg zijn betrokken. Een initiatief met draagvlak, wat trouwens niet hoeft te betekenen dat iedereen het er mee eens is, draagt bij aan minder bezwaren achteraf!

Het volgen van de leidraad participatie voor initiatiefnemers is niet verplicht. De leidraad helpt u echter wel om uw participatietraject vorm te geven, draagvlak te vergroten en de besluitvorming door de gemeente sneller en soepeler te laten verlopen. Daarom adviseren wij u om de stappen uit de leidraad, waar van toepassing, zo veel mogelijk te volgen.

De Omgevingswet

Op 1 januari 2023 treedt de Omgevingswet in werking. Met de Omgevingswet bent u als initiatiefnemer verplicht om aan te geven of en hoe u inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij uw aanvraag heeft betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. Hóe u dit doet is geheel aan u. Deze leidraad bieden wij aan als handvat voor de te nemen stappen.

Voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van XXXX is het van belang om zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de verschillende belangen die bij uw initiatief spelen. Hierdoor kan de gemeente een goede afweging maken en zorgvuldig en snel besluiten over uw initiatief.

Wat is participatie?

Met participatie worden belanghebbenden op een zo vroeg mogelijk moment betrokken bij het initiatief waaraan wordt gewerkt. Dat is het moment dat een idee een plan gaat worden. Wie zijn dan belanghebbenden?
Dat kunnen direct omwonenden of ondernemers zijn. Of maatschappelijke organisaties, verenigingen of bestuurders van een overheid. Wie belanghebbenden zijn hangt af van de grootte van het initiatief en wie er door ‘geraakt’ wordt.

1. Breng belanghebbenden in beeld

Breng alle belanghebbenden in beeld, zodat u weet wie er betrokken moet worden. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door op een kaart een cirkel rondom uw initiatief te tekenen. Bepaal zelf de grootte van die cirkel aan de hand van onder andere het effect van uw initiatief op uitzicht, geuroverlast, geluidsoverlast, milieu impact en dergelijke. Beschouw de bewoners en ondernemers in deze cirkel als direct betrokkenen. Hoe groter de impact van uw initiatief of project, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn bij uw initiatief en wiens mening u graag wilt meenemen. Denk hierbij aan bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie. Breng ook deze indirect betrokkenen in beeld.

2.  Breng mogelijke belangen in beeld

Naast het in hoofdlijnen op papier zetten van uw plannen, is het belangrijk om meteen ook goed in beeld te brengen hoe andere belanghebbenden geraakt worden door uw initiatief. Welk effect heeft uw plan op welke belanghebbende afzonderlijk? Is er verlies van uitzicht, zon of privacy? Verandert het landschap dusdanig dat belanghebbenden daar gevolgen van ondervinden? Of is er sprake van overlast door uw initiatief?
Een plan kan ook weerstand oproepen. Breng daarom goed de gevoeligheden in beeld. Het in beeld brengen noemen we ook wel een impactanalyse. Bedenk of communicatie en participatie kan bijdragen aan een mogelijke oplossing van die gevoeligheden. Om een goed gesprek met belanghebbenden te voeren, is het van belang om te weten welke belangen er spelen.

3. Wat is de impact van uw initiatief op de omgeving?

Aan de hand van het aantal belanghebbenden en de verwachte belangen en gevoeligheden kunt u bepalen welke impact uw initiatief op de omgeving heeft. Het bouwen van een dakkapel of schuur aan uw woning heeft wellicht gevolgen voor uw naaste buren. Het bouwen van een appartementencomplex op een braakliggend terrein of de aanleg van een zonnepark of kinderboerderij heeft vaak een grotere impact op de omgeving.

De aanpak en mate van betrokkenheid van de gemeente bij een initiatief verschilt en is bij een plan met een grote impact op de omgeving groter dan bij een kleiner plan. Mocht uw initiatief veel belanghebbenden ‘raken’, is er mogelijk sprake van weerstand, gevoeligheden of tegenstrijdige belangen en heeft uw initiatief een groot effect op de omgeving of het landschap dan noemen wij dat een groot initiatief. Wij adviseren u dan om contact op te nemen met de gemeente om verdere stappen samen te bepalen. De gemeente is graag vroeg betrokken bij grote initiatieven en helpt u met de participatie. Zie hiervoor ook stap 5.

4. Waarover kunnen belanghebbenden nog meedenken?

Voordat een belanghebbende wordt betrokken is het van belang om te bepalen waarover zij mee kunnen denken bij het initiatief. Kunnen belanghebbenden suggesties doen om eventuele overlast of verlies aan uitzicht, zon of privacy te verminderen? Of past het om uw plan samen met belanghebbenden te ontwikkelen en hebben zij een beslissende stem in het ontwerp? Het is handig om dit vooraf voor u zelf te bepalen. Houd daarbij ook rekening met de eisen die aan uw initiatief worden gesteld door de wet of de gemeente. Door vooraf voor uzelf te bepalen welke mate van inspraak u aan belanghebbenden wilt geven en welke ruimte er nog in uw plan zit, schept u duidelijkheid voor zowel uzelf als voor andere belanghebbenden.

In gesprek

5. Groot initiatief: maak een afspraak met de gemeente!

Heeft u een groot initiatief? Neem in dat geval contact op met uw gemeente. Bij grote initiatieven krijgt u altijd een Ruimtecoach1 vanuit de gemeente toegewezen. Dit is uw contactpersoon voor het gehele traject, van participatie tot uitvoering van het initiatief. Met hem of haar spreekt u uw initiatief door, inclusief uw impactanalyse, de in kaart gebrachte belangen en uw ideeën over de participatie van belanghebbenden.

Samen met uw Ruimtecoach stelt u een participatieplan op. Daarin wordt vastgelegd hoe u het gesprek met belanghebbenden, de participatie en de communicatie gaat uitvoeren. In sommige gevallen kan de gemeente een onafhankelijke procesbegeleider inschakelen. Bijvoorbeeld in het geval dat het effect van uw plan groot is en er veel mensen geraakt worden, zoals bij de realisatie van een zonnepark of windmolen. U bent en blijft zelf verantwoordelijk voor de participatie met omwonenden en andere belanghebbenden, maar deze onafhankelijke procesbegeleider begeleidt het proces, adviseert en kan als onafhankelijke intermediair optreden.

6. In gesprek met belanghebbenden

Informeer als eerste de direct omwonenden en zorg dat zij informatie over uw initiatief van u als initiatiefnemer uit de eerste hand krijgen. Ga vervolgens in gesprek met alle belanghebbenden. Dit kunt u in individuele gesprekken doen of in groepjes. Zorg ervoor dat belanghebbenden zich kunnen voorbereiden. Geef aan wanneer u langskomt en geef alvast informatie over uw initiatief. Probeer tijdens de gesprekken belangen, bezwaren en zorgen boven tafel te krijgen.
Geef aan op welke punten omwonenden mee kunnen denken en besluiten en op welke punten die ruimte er niet is en waarom. Maak tot slot goede afspraken over het vervolg. Bij grote initiatieven kunt u, nadat u met direct belanghebbenden en omwonenden in gesprek bent geweest, overige belanghebbenden benaderen en uitnodigen voor een bijeenkomst, werkatelier of andere vorm van participatie. U kunt er voor kiezen om een aantal raadsleden of een wethouder uit te nodigen voor een informatieavond. Op die manier krijgen zij een goed beeld van uw initiatief en de belangen die spelen. Dit helpt hen in de besluitvorming over uw initiatief. Uw Ruimtecoach of onafhankelijke procesbegeleider kan u hierbij adviseren.

7. Maak een kort verslag van elk gesprek en vraag om een schriftelijke reactie van de belanghebbende

Leg van elk gesprek alle bezwaren, zorgen, ideeën, opmerkingen en de gemaakte afspraken vast in een kort verslag. Schrijf daarbij ook op of u wel of niet uw plan aanpast op basis van die bezwaren, zorgen of opmerkingen en waarom.

In de bijlage bij deze leidraad vindt u een voorbeeld van een gespreksformulier waarop u uw verslag kunt vastleggen. Stuur het formulier, het liefst per email, naar omwonenden of andere belanghebbenden. Vraag om een schriftelijke reactie op het verslag en hang hier een termijn aan. Leg ook deze reactie vast in uw verslag door deze letterlijk over te nemen. Maak daarbij duidelijk van wie de reactie is.

8. Koppel aan uw gesprekspartners terug wat u met hun opmerkingen gaat doen en waarom

Als uit de reactie van de belanghebbende of andere gesprekspartner op uw verslag blijkt dat zij vasthouden aan hun bezwaren, leg dan uit wat u met hun bezwaar gaat doen en waarom. Doe dat ook als u niets aan dat bezwaar kunt doen vanwege wettelijke eisen of eisen die de gemeente stelt. Bij grotere initiatieven is het aan te bevelen om aan alle omwonenden terug te koppelen wat de opbrengsten van het participatietraject zijn geweest en welke stappen u verder gaat nemen. Doe deze terugkoppeling ook aan omwonenden die niet aanwezig waren bij de informatieavond of werksessie.

9. Groot initiatief: stel eventueel uw participatieplan bij

Soms loopt een proces of aanpak anders dan gedacht. Op basis van nieuwe inzichten door het participatieproces kan uw initiatief op onderdelen nog wijzigen. Maar ook het participatieproces zelf kan soms anders lopen, bijvoorbeeld doordat de belangen toch anders liggen dan van te voren is ingeschat. Tot slot kunnen gaandeweg het participatieproces belanghebbenden van gedachten veranderen of nieuwe belanghebbenden in beeld komen. Stel daarom uw proces, aanpak en belanghebbendenanalyse bij als dit nodig is. Uw Ruimtecoach en de onafhankelijke procesbegeleider kunnen u hierbij adviseren.

Indienen verzoek of aanvraag

10. Dien uw vergunningaanvraag in en voeg gespreksverslagen en een samenvatting van de communicatie toe

Als u de participatie met omwonenden goed heeft afgerond is het tijd om een aanvraag voor een omgevingsvergunning of een principeverzoek (een adviesaanvraag op het plan) in te dienen of een wijziging van het bestemmingsplan aan te vragen. Voeg bij uw aanvraag de gespreksverslagen toe en maak ook een korte samenvatting van het participatieproces. Beantwoord daarin de volgende vragen: Heeft u alle belanghebbenden gesproken? Hoe zijn de gesprekken met omwonenden en andere partijen verlopen? Waren er spanningen? Zijn er bezwaren die bij meerdere omwonenden leven? Heeft u op basis van de gesprekken aanpassingen in uw plan doorgevoerd en zo ja welke?

Als u een uitgebreid participatietraject heeft uitgevoerd kunt u ook eventueel presentaties, versies van uw plan en andere communicatie toevoegen. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van het doorlopen proces. Dit helpt bij de besluitvorming. Het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad beslist over uw initiatief. Hierbij betrekt zij naast de inhoud van de aanvraag ook de opbrengsten uit de gesprekverslagen en de samenvatting van het participatieproces. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen.
 

11. Blijf belanghebbenden informeren

Na het besluit van de gemeente op uw aanvraag voor een vergunning, een wijziging van het bestemmingsplan of principeverzoek, kunt u nadere stappen nemen. In sommige gevallen kunt u direct aan de slag met de uitvoering van uw initiatief. Bij een besluit op een principeverzoek, volgt nog een vervolgproces. Hoe uw traject ook verder gaat; het is altijd verstandig om belanghebbenden actief te blijven informeren over het besluit van de gemeente en de stappen die u gaat nemen. Geef ook aan wanneer u start met de bouw en waar men terecht kan met vragen of klachten.

De gemeente kan u ondersteunen

Bij grote initiatieven is het verstandig om vroegtijdig contact op te nemen met de gemeente XXXX. Bij de Ruimtecoach en een eventuele onafhankelijke procesbegeleider kunt u terecht met al uw vragen over participatie en het betrekken van de omgeving. Ook kunt u uw aanpak bespreken en aanbevelingen en advies krijgen waar dat nodig is. Ook bij kleinere initiatieven kan de gemeente u helpen met het vinden van de juiste manier waarop u communiceert met de omgeving.

Wettelijke mogelijkheden belanghebbenden

Met het volgen van deze leidraad gaat u voordat u een aanvraag indient bij de gemeente eerst in gesprek met uw omgeving. Door het participatieproces biedt u de gemeente inzicht in de belangen van omwonenden en andere belanghebbenden. Daarnaast kunt u het draagvlak voor uw initiatief vergroten door uw beweegredenen uit te leggen en door omwonenden mee te laten denken.

Omwonenden en andere belanghebbenden behouden echter de mogelijkheid om hun belangen te behartigen in de formele (vergunning)procedure. Zij kunnen zienswijzen indienen tegen bestemmingsplannen en bezwaar maken tegen bouwplannen. De gemeente kan vervolgens besluiten op deze bezwaren. Mocht een omwonende het daar niet mee eens zijn, dan kan er beroep in worden gesteld bij de rechtbank.

Er kan altijd iets veranderen

Samenwerken is een proces waarbij de uitkomst van tevoren niet vast staat. Daarnaast is de wereld altijd in beweging, waardoor er continu veranderingen zijn waar we op in moeten spelen. Zeker bij grotere ruimtelijke initiatieven of projecten kan er gaandeweg iets gebeuren of oppoppen waardoor plannen weer veranderen. De tijd dat alles vast lag in procedures die we konden afvinken is voorbij. Dat geeft ruimte, maar maakt ook kwetsbaar: er kunnen dingen mis gaan. De vraag is hoe we daar mee omgaan als dat gebeurt. Het is dan zaak om als initiatiefnemer, gemeente en andere belanghebbende goed met elkaar in gesprek te blijven en elkaar goed uit te leggen waarom er andere keuzes worden gemaakt. Zo kunnen we blijven samenwerken en samen zoeken naar de beste oplossingen voor de samenleving.